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Gestión del tiempo

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La gestión del tiempo es el proceso de planificación y control consciente del tiempo dedicado a actividades específicas, especialmente para aumentar la eficacia, la eficiencia y la productividad. Implica un acto de malabarismo de diversas demandas sobre una persona relacionadas con el trabajo, la vida social, la familia, los pasatiempos, los intereses personales y los compromisos con la finitud del tiempo. Usar el tiempo de manera efectiva le da a la persona " elección " para gastar o administrar las actividades en su propio tiempo y conveniencia. La administración del tiempo puede ser ayudada por una variedad de habilidades, herramientas y técnicas utilizadas para administrar tiempo en el cumplimiento de tareas, proyectos y metas específicas cumpliendo con una fecha de vencimiento. Inicialmente, la gestión del tiempo se refería solo a actividades comerciales o laborales, pero finalmente, el término se amplió para incluir también las actividades personales. Un sistema de gestión del tiempo es una combinación diseñada de procesos, herramientas, técnicas y métodos. La gestión del tiempo suele ser una necesidad en la gestión de cualquier proyecto, ya que determina el tiempo y el alcance de finalización del proyecto. También es importante comprender que existen diferencias tanto técnicas como estructurales en la gestión del tiempo debido a variaciones en los conceptos culturales del tiempo. Los principales temas que surgen de la literatura sobre gestión del tiempo incluyen los siguientes:

  • Crear un entorno propicio para la eficacia (en términos de costo-beneficio, calidad de los resultados y tiempo para completar las tareas o el proyecto).
  • Establecimiento de prioridades
  • El proceso relacionado de reducción del tiempo dedicado a actividades no prioritarias.
  • Implementación de metas
Contenido
  • 1 Visiones culturales de la gestión del tiempo
  • 2 Creando un ambiente efectivo
  • 3 Establecimiento de prioridades y objetivos
    • 3.1 Análisis ABCD
    • 3.2 Análisis de Pareto
    • 3.3 El método Eisenhower
    • 3.4 método POSEC
  • 4 Eliminación de no prioridades
  • 5 Implementación de metas
    • 5.1 Organización de la lista de tareas
    • 5.2 Aplicaciones de software
    • 5.3 Sistemas de gestión del tiempo
    • 5.4 GTD (hacer las cosas)
    • 5.5 Pomodoro
  • 6 Conceptos relacionados
  • 7 Véase también
  • 8 referencias
  • 9 Lecturas adicionales

Visiones culturales de la gestión del tiempo

Las diferencias en la forma en que una cultura ve el tiempo pueden afectar la forma en que se administra su tiempo. Por ejemplo, una visión de tiempo lineal es una forma de concebir el tiempo como fluyendo de un momento a otro de forma lineal. Esta percepción lineal del tiempo es predominante en Estados Unidos junto con la mayoría de los países del norte de Europa, como Alemania, Suiza e Inglaterra. Las personas en estas culturas tienden a dar un gran valor a la gestión productiva del tiempo y tienden a evitar decisiones o acciones que resultarían en una pérdida de tiempo. Esta visión lineal del tiempo se correlaciona con que estas culturas sean más “monocrónicas” o prefieran hacer solo una cosa a la vez. En términos generales, esta visión cultural conduce a un mejor enfoque en la realización de una tarea singular y, por tanto, a una gestión del tiempo más productiva.

Otra vista de tiempo cultural es la vista de tiempo multiactiva. En culturas multiactivas, la mayoría de las personas sienten que cuantas más actividades o tareas se realicen a la vez, mejor. Esto crea una sensación de felicidad. Las culturas multiactivas son "policrónicas" o prefieren realizar múltiples tareas a la vez. Esta vista de tiempo multiactiva es prominente en la mayoría de los países del sur de Europa, como España, Portugal e Italia. En estas culturas, las personas suelen dedicar tiempo a cosas que consideran más importantes, como dar mucha importancia a la finalización de las conversaciones sociales. En los entornos empresariales, a menudo prestan poca atención a la duración de las reuniones, sino que la atención se centra en tener reuniones de alta calidad. En general, el enfoque cultural tiende a estar en la sinergia y la creatividad sobre la eficiencia.

Una visión de tiempo cultural final es una visión de tiempo cíclica. En las culturas cíclicas, el tiempo no se considera lineal ni relacionado con eventos. Debido a que los días, meses, años, estaciones y eventos ocurren en ocurrencias repetitivas regulares, el tiempo se considera cíclico. Desde este punto de vista, el tiempo no se considera una pérdida porque siempre volverá más tarde, por lo que hay una cantidad ilimitada. Esta visión de tiempo cíclico prevalece en la mayoría de los países de Asia, incluidos Japón y China. Es más importante en culturas con conceptos cíclicos de tiempo completar las tareas correctamente, por lo tanto, la mayoría de las personas pasarán más tiempo pensando en las decisiones y el impacto que tendrán, antes de actuar en sus planes. La mayoría de las personas en culturas cíclicas tienden a comprender que otras culturas tienen diferentes perspectivas del tiempo y son conscientes de esto cuando actúan en un escenario global.

Creando un ambiente efectivo

Alguna literatura sobre gestión del tiempo enfatiza las tareas relacionadas con la creación de un entorno propicio para la eficacia "real". Estas estrategias incluyen principios como:

  • "organizarse": la clasificación del papeleo y de las tareas,
  • "proteger el tiempo" mediante el aislamiento, el aislamiento y la delegación,
  • "logro a través de la gestión de objetivos y a través del enfoque en los objetivos" - énfasis motivacional,
  • " Recuperarse de malos hábitos de tiempo ": recuperación de problemas psicológicos subyacentes, por ejemplo, la dilación.

Además, el tiempo para abordar las tareas es importante, ya que las tareas que requieren altos niveles de concentración y energía mental a menudo se realizan al comienzo del día, cuando una persona está más renovada. La literatura también se enfoca en superar problemas psicológicos crónicos como la procrastinación.

La incapacidad excesiva y crónica para administrar el tiempo de manera eficaz puede ser el resultado del trastorno por déficit de atención con hiperactividad (TDAH) o del trastorno por déficit de atención (TDA). Los criterios de diagnóstico incluyen una sensación de bajo rendimiento, dificultad para organizarse, problemas para comenzar, problemas para administrar muchos proyectos simultáneos y problemas con el seguimiento. Daniel Amen se centra en la corteza prefrontal, que es la parte del cerebro que ha evolucionado más recientemente. Gestiona las funciones de capacidad de atención, manejo de impulsos, organización, aprendizaje de la experiencia y autocontrol, entre otras. Algunos autores sostienen que es posible cambiar la forma en que funciona la corteza prefrontal y ofrecen una solución.

Establecer prioridades y metas

Las estrategias de gestión del tiempo a menudo se asocian con la recomendación de establecer metas personales. La literatura enfatiza temas como:

Estos objetivos se registran y pueden dividirse en un proyecto, un plan de acción o una lista de tareas simple. Para tareas individuales o para metas, se puede establecer una clasificación de importancia, se pueden establecer fechas límite y asignar prioridades. Este proceso da como resultado un plan con una lista de tareas, programa o calendario de actividades. Los autores pueden recomendar períodos de planificación diarios, semanales, mensuales u otros, asociados con diferentes alcances de planificación o revisión. Esto se hace de varias formas, como sigue:

Análisis ABCD

Una técnica que se ha utilizado en la gestión empresarial durante mucho tiempo es la categorización de grandes datos en grupos. Estos grupos suelen estar marcados con A, B, C y D, de ahí el nombre. Las actividades se clasifican según estos criterios generales:

  • A - Tareas que se perciben como urgentes e importantes,
  • B - Tareas que son importantes pero no urgentes,
  • C - Tareas que no son importantes pero urgentes,
  • D - Tareas que no son importantes ni urgentes.

Luego, cada grupo está ordenado por rango por prioridad. Para refinar aún más la priorización, algunas personas optan por clasificar forzosamente todos los elementos "B" como "A" o "C". El análisis ABC puede incorporar más de tres grupos.

El análisis ABC se combina con frecuencia con el análisis de Pareto.

Análisis de Pareto

Artículo principal: análisis de Pareto

El principio de Pareto es la idea de que el 80% de las consecuencias provienen del 20% de las causas. Aplicado a la productividad, significa que el 80% de los resultados se pueden lograr haciendo el 20% de las tareas. Si la productividad es el objetivo de la gestión del tiempo, estas tareas deberían tener una mayor prioridad.

El método Eisenhower

Una "caja de Eisenhower" básica para ayudar a evaluar la urgencia y la importancia. Los elementos se pueden colocar en puntos más precisos dentro de cada cuadrante.

El "Método de Eisenhower" o "Principio de Eisenhower" es un método que utiliza los principios de importancia y urgencia para organizar las prioridades y la carga de trabajo. Este método proviene de una cita atribuida a Dwight D. Eisenhower : "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes y los importantes nunca son urgentes". Eisenhower no reclamó esta idea para sí misma, sino que la atribuyó a un "ex presidente de la universidad" (no identificado).

Utilizando el Principio de decisión de Eisenhower, las tareas se evalúan utilizando los criterios de importante / no importante y urgente / no urgente, y luego se colocan en los cuadrantes correspondientes en una Matriz de Eisenhower (también conocida como "Caja de Eisenhower" o " Matriz de decisión de Eisenhower "). Las tareas de los cuadrantes se gestionan de la siguiente manera.

  1. Las tareas del cuadrante importante / urgente se realizan de forma inmediata y personal, por ejemplo, crisis, plazos, problemas.
  2. Las tareas del cuadrante importante / no urgente tienen una fecha de finalización y se realizan personalmente, por ejemplo, relaciones, planificación, recreación.
  3. Se delegan tareas de cuadrante urgentes / sin importancia, por ejemplo, interrupciones, reuniones, actividades.
  4. Las tareas del cuadrante que no son importantes o urgentes se descartan, por ejemplo, pérdidas de tiempo, actividades agradables, trivialidades.

Método POSEC

POSEC es un acrónimo de "Priorizar organizando, racionalizando, economizando y contribuyendo". El método dicta una plantilla que enfatiza el sentido inmediato de seguridad emocional y monetaria de un individuo promedio. Sugiere que al atender primero a las responsabilidades personales de uno, un individuo está mejor posicionado para asumir responsabilidades colectivas.

Inherente al acrónimo es una jerarquía de autorrealización, que refleja la jerarquía de necesidades de Abraham Maslow.

  1. P rioritize su tiempo y definir su vida por objetivos.
  2. O rganize cosas que tienen que realizar con regularidad para tener éxito (familia y las finanzas).
  3. S treamline cosas que no le guste que hacer, pero hay que hacer (trabajo y tareas).
  4. E conomize cosas que debe hacer o puede incluso gustaría hacer, pero no son apremiante urgencia (pasatiempos y socialización).
  5. C ontribuya prestando atención a las pocas cosas restantes que marcan la diferencia (obligaciones sociales).

Eliminación de no prioridades

La gestión del tiempo también cubre cómo eliminar tareas que no aportan valor al individuo ni a la organización.

Según el colaborador del Wall Street Journal, Jared Sandberg, las listas de tareas "no son la clave de la productividad [que] se cree que son". Él informa que se estima que "el 30% de los registradores dedican más tiempo a administrar sus listas que a completar lo que contienen".

La ejecutiva de software Elisabeth Hendrickson afirma que la adherencia rígida a las listas de tareas puede crear una "tiranía de la lista de tareas pendientes" que obliga a uno a "perder el tiempo en actividades sin importancia".

Cualquier forma de estrés se considera debilitante para el aprendizaje y la vida; incluso si se pudiera adquirir adaptabilidad, sus efectos son dañinos. Pero el estrés es una parte inevitable de la vida diaria, y Reinhold Niebuhr sugiere que es mejor enfrentarlo, como si tuviera "la serenidad para aceptar las cosas que no se pueden cambiar y el coraje para cambiar las cosas que se pueden".

Parte del establecimiento de prioridades y metas es la emoción "preocupación", y su función es ignorar el presente para fijarse en un futuro que nunca llega, lo que conlleva el gasto infructuoso de tiempo y energía. Es un costo innecesario o un aspecto falso que puede interferir con los planes por factores humanos. El Método Eisenhower es una estrategia que se utiliza para competir con la preocupación y las tareas aburridas e imperativas. La preocupación como estrés es una reacción a un conjunto de factores ambientales; comprender que esto no es parte de la persona le da a la persona posibilidades de manejarlos. Los atletas bajo la dirección de un entrenador llaman a esta gestión "poner cara de juego".

El cambio es difícil y los patrones de la vida diaria son los hábitos más arraigados de todos. Para eliminar las no prioridades en el tiempo de estudio, se sugiere dividir las tareas, capturar los momentos, revisar el método de manejo de la tarea, posponer las tareas sin importancia (entendiendo que la relevancia actual y el sentido de urgencia de una tarea reflejan los deseos de la persona más que los de la tarea). importancia), gestionar el equilibrio de la vida (descanso, sueño, ocio) y engañar al ocio y al tiempo improductivo (escuchar grabaciones de audio de conferencias, realizar presentaciones de conferencias en una cola, etc.).

Ciertos factores innecesarios que inciden en la gestión del tiempo son los hábitos, la falta de definición de la tarea (falta de claridad), la sobreprotección del trabajo, la culpa por no cumplir con los objetivos y la posterior evitación de las tareas presentes, definiendo tareas con expectativas superiores a su valor (más de -calificante), enfocándose en asuntos que tienen una perspectiva aparentemente positiva sin evaluar su importancia para las necesidades personales, tareas que requieren apoyo y tiempo, intereses seccionales y conflictos, etc. Un proceso sistemático habituado se convierte en un dispositivo que la persona puede usar con propiedad para una gestión eficaz del tiempo.

Implementación de metas

"Para hacer" vuelve a dirigir aquí. Para el uso auxiliar del verbo "to do" en el idioma inglés, consulte Do-support. Ver también: lista de compras

Una lista de tareas (también llamada una lista de tareas o "cosas-a-do") es una lista de tareas a realizar, tales como las tareas o pasos hacia la realización de un proyecto. Es un inventario herramienta que sirve como una alternativa o complemento a la memoria.

Las listas de tareas se utilizan en la autogestión, la gestión empresarial, gestión de proyectos y desarrollo de software. Puede involucrar más de una lista.

Cuando se completa uno de los elementos de una lista de tareas, la tarea se marca o se tacha. El método tradicional consiste en escribirlos en una hoja de papel con un bolígrafo o un lápiz, generalmente en un bloc de notas o en un portapapeles. Las listas de tareas también pueden tener la forma de listas de verificación de software o en papel.

La escritora Julie Morgenstern sugiere "qué hacer y qué no hacer" en la gestión del tiempo que incluyen:

  • Trace todo lo que es importante, haciendo una lista de tareas.
  • Crea "un oasis de tiempo" para que uno lo administre.
  • Di no".
  • Establecer prioridades.
  • No dejes todo.
  • No crea que una tarea crítica se hará en su tiempo libre.

Actualmente se encuentran disponibles numerosos equivalentes digitales, incluidas las aplicaciones de administración de información personal (PIM) y la mayoría de los PDA. También hay varias aplicaciones de listas de tareas basadas en la web, muchas de las cuales son gratuitas.

Organización de la lista de tareas

Las listas de tareas a menudo se registran en un diario y se clasifican en niveles. El sistema por niveles más simple incluye una lista general de tareas pendientes (o archivo de retención de tareas) para registrar todas las tareas que la persona necesita realizar y una lista diaria de tareas pendientes que se crea cada día transfiriendo tareas de la lista general de tareas pendientes.. Una alternativa es crear una "lista de cosas que no debe hacer" para evitar tareas innecesarias.

Las listas de tareas a menudo se priorizan de las siguientes maneras.

  • Una lista diaria de cosas por hacer, numeradas en orden de importancia y en ese orden, una a la vez, según lo permita el tiempo diario, se atribuye a la consultora Ivy Lee (1877-1934) como el consejo más provechoso recibido por Charles M. Schwab (1862-1939), presidente de Bethlehem Steel Corporation.
  • Uno de los primeros defensores de la priorización "ABC" fue Alan Lakein, en 1973. En su sistema, los elementos "A" eran los más importantes ("A-1" el más importante dentro de ese grupo), "B" el siguiente más importante, "C" menos importante.
  • Un método particular de aplicar el método ABC asigna "A" a las tareas que deben realizarse en un día, "B" a la semana y "C" al mes.
  • Para priorizar una lista de tareas diarias, se registran las tareas en el orden de mayor prioridad o se les asigna un número después de que se enumeran ("1" para la prioridad más alta, "2" para la segunda prioridad más alta, etc.) que indica en qué orden ejecutar las tareas. El último método es generalmente más rápido, lo que permite que las tareas se registren más rápidamente.
  • Otra forma de priorizar las tareas obligatorias (grupo A) es anteponer la más desagradable. Cuando está hecho, el resto de la lista se siente más fácil. Los grupos B y C pueden beneficiarse de la misma idea, pero en lugar de hacer la primera tarea (que es la más desagradable) de inmediato, da motivación para hacer otras tareas de la lista para evitar la primera.

El autor británico Mark Forster presentó un enfoque completamente diferente que argumenta en contra de la priorización total en su libro "Hazlo mañana y otros secretos de la gestión del tiempo". Esto se basa en la idea de operar listas de tareas pendientes "cerradas", en lugar de la tradicional lista de tareas pendientes "abiertas". Él argumenta que las tradicionales listas interminables de tareas pendientes prácticamente garantizan que parte de su trabajo quedará sin hacer. Este enfoque aboga por hacer todo su trabajo, todos los días, y si no puede lograrlo, eso lo ayuda a diagnosticar dónde está yendo mal y qué necesita cambiar.

Varios escritores han enfatizado las posibles dificultades con las listas de tareas pendientes como la siguiente.

  • La gestión de la lista puede reemplazar su implementación. Esto podría deberse a la postergación al prolongar la actividad de planificación. Esto es similar a la parálisis del análisis. Al igual que con cualquier actividad, existe un punto de rentabilidad decreciente.
  • Para permanecer flexible, un sistema de tareas debe permitir el desastre. Una empresa debe estar preparada para un desastre. Incluso si se trata de un pequeño desastre, si nadie se tomó el tiempo para esta situación, puede hacer metástasis y causar daños potenciales a la empresa.
  • Para evitar quedarse atascado en un patrón derrochador, el sistema de tareas también debe incluir sesiones regulares (mensuales, semestrales y anuales) de planificación y evaluación del sistema, para eliminar las ineficiencias y garantizar que el usuario se dirige en la dirección que realmente desea. deseos.
  • Si no se invierte un poco de tiempo en lograr objetivos a largo plazo, la persona puede quedarse atascada en un patrón de retención perpetuo en planes a corto plazo, como permanecer en un trabajo en particular mucho más tiempo de lo planeado originalmente.

Aplicaciones de software

Muchas empresas utilizan software de seguimiento del tiempo para realizar un seguimiento del tiempo de trabajo de un empleado, las horas facturables, etc., por ejemplo, el software de gestión de la práctica jurídica.

Muchos productos de software para la gestión del tiempo admiten varios usuarios. Permiten que la persona asigne tareas a otros usuarios y utilice el software para comunicarse.

Las aplicaciones de listas de tareas se pueden considerar como un administrador de información personal liviano o un software de administración de proyectos.

Las aplicaciones modernas de listas de tareas pueden tener una jerarquía de tareas incorporada (las tareas se componen de subtareas que nuevamente pueden contener subtareas), pueden admitir múltiples métodos de filtrado y orden de la lista de tareas, y pueden permitir que uno asocie notas arbitrariamente largas para cada tarea.

En contraste con el concepto de permitir que la persona utilice múltiples métodos de filtrado, al menos un producto de software contiene además un modo en el que el software intentará determinar dinámicamente las mejores tareas para cualquier momento dado.

Sistemas de gestión del tiempo

Los sistemas de gestión del tiempo a menudo incluyen un reloj de tiempo o una aplicación basada en la web que se utiliza para realizar un seguimiento de las horas de trabajo de un empleado. Los sistemas de administración del tiempo brindan a los empleadores información sobre su fuerza laboral, lo que les permite ver, planificar y administrar el tiempo de los empleados. Hacerlo permite a los empleadores administrar los costos laborales y aumentar la productividad. Un sistema de gestión del tiempo automatiza los procesos, lo que elimina el papeleo y las tareas tediosas.

GTD (hacer las cosas)

Getting Things Done fue creado por David Allen. La idea básica detrás de este método es terminar todas las tareas pequeñas de inmediato y una tarea grande es dividirse en tareas más pequeñas para comenzar a completarlas ahora. El razonamiento detrás de esto es evitar la sobrecarga de información o la "congelación del cerebro" que es probable que ocurra cuando hay cientos de tareas. La idea central de GTD es animar al usuario a plasmar sus tareas e ideas en papel y organizarlas lo más rápido posible para que sean fáciles de gestionar y ver.

Pomodoro

La " Técnica Pomodoro " de Francesco Cirillo se concibió originalmente a finales de los 80 y se fue perfeccionando gradualmente hasta que se definió más tarde en 1992. La técnica es el homónimo de un temporizador de cocina en forma de Pomodoro (tomate en italiano) utilizado inicialmente por Cirillo durante su tiempo en la universidad. El "Pomodoro" se describe como la métrica fundamental del tiempo dentro de la técnica y tradicionalmente se define como una duración de 30 minutos, que consta de 25 minutos de trabajo y 5 minutos de descanso. Cirillo también recomienda un descanso más largo de 15 a 30 minutos después de cada cuatro Pomodoros. A través de la experimentación que involucró a varios grupos de trabajo y actividades de tutoría, Cirillo determinó que el "Pomodoro ideal" tenía una duración de 20 a 35 minutos.

Conceptos relacionados

La gestión del tiempo está relacionada con los siguientes conceptos.

  • Gestión de proyectos : la gestión del tiempo puede considerarse un subconjunto de la gestión de proyectos y se conoce más comúnmente como planificación y programación de proyectos. La gestión del tiempo también se ha identificado como una de las funciones básicas identificadas en la gestión de proyectos.
  • La gestión de la atención se relaciona con la gestión de los recursos cognitivos y, en particular, el tiempo que los humanos dedican a su mente (y organizan las mentes de sus empleados) para realizar algunas actividades.
  • El bloqueo de tiempo es una estrategia de gestión del tiempo que aboga específicamente por la asignación de cantidades de tiempo a tareas dedicadas a fin de promover un enfoque y una productividad más profundos.

La administración del tiempo organizacional es la ciencia de identificar, valorar y reducir el desperdicio de costos de tiempo dentro de las organizaciones. Identifica, informa y valora financieramente el tiempo sostenible, el tiempo perdido y el tiempo efectivo dentro de una organización y desarrolla el caso de negocio para convertir el tiempo perdido en tiempo productivo mediante la financiación de productos, servicios, proyectos o iniciativas como un retorno positivo de la inversión.

Ver también

Libros:

Sistemas:

Psicología / Neurociencia / Psiquiatría

Referencias

Otras lecturas

Recursos de la biblioteca sobre la gestión del tiempo
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